Uw INK-Consensus-meeting uitvoeren

Het INK-managementmodel is het meestgebruikte concept om eenheid en samenhang te brengen in sturing en bedrijfsvoering. Aanleiding is vaak een strategische her-orientatie, de ambitie om sturing, processen of output te verbeteren, of een fusie. Het Management Team krijgt een gemeenschappelijke visie op de huidige situatie en de te volgen koers, en men krijgt meer grip op de gang van zaken in de organisatie. Het INK-managementmodel legt ook de basis voor systematische verbetering van de bedrijfsvoering, door middel van prioritering van verbeterprojecten, planning & control, interne benchmarking, balanced scorecard, aandachtspunten voor management development etc.

Aanbod
Elk INK-traject is weer een beetje anders, want de aanpak wordt optimaal afgestemd op de doelen van de opdrachtgever. Niettemin komen de meeste van onderstaande componenten er normaliter wel in voor.

1. Orientatie en beslissing. Het INK-managementmodel is sinds jaren het toonaangevende model voor sturen en kwaliteit binnen organisaties en in de keten. Verschillende redenen brengen organisaties ertoe het INK-model te gaan gebruiken. Enkele belangrijke zijn: bereiken van eenheid van cultuur, vocabulaire en visie binnen de organisatie (bijvoorbeeld na fusie); een intensieve 'management-cursus' gericht op beter leiding geven; versterken van doel- en resultaat-orientatie en van de concurrentiepositie; verbeteren van planning & controle op processen en projecten.
Om verschillende redenen kan men de voorkeur geven aan andere modellen: Balanced Score Card (waar kwantitatieve sturing en resultaatverbetering centraal staat), Investors in People (de organisatie richten op people management), 6-Sigma (meetbaar verbeteren), ISO (proces-verbetering en borging), IKZ/EurepGap (productverbetering door ketenzorg) etc.
Er zijn inmiddels duizenden organisaties en bedrijven bezig met een INK-traject. Kennelijk vinden veel organisaties dat de sterke punten van het INK-model voldoende voordeel bieden om de operatie te overwegen. Bij die meningsvorming kan een INK-Ambassador een rol bij spelen.

2. Vooroverleg. Als eerste stap in begeleiding bij een INK-Positiebepaling bespreekt de INK-specialist met de beslissers de verschillende aspecten. Doel en ambitie-niveau, meerjaren-perspectief, context, draagvlak en haalbaarheid komen zeker aan de orde. Normaliter wordt de directeur trekker van het INK-traject; maar wie wordt projectleider-uitvoerder? Hoe brengen we de beslissing in het Management Team? Die vraag verdient ook aandacht.
De organisatie-doelstellingen, doelgroepen en maatstaven worden vervolgens met de opdrachtgever en de projectleider vastgesteld. En de aanpak van het INK-traject en van de Informatie-bijeenkomst. Het is de taak van de INK-specialist ervoor te zorgen dat de doelen van het INK-traject in alle aspecten van de aanpak steeds centraal blijven staan.

3. Informatie-bijeenkomst. Op deze bijeenkomst zet de INK-trekker de koers uit. Vervolgens vertelt de externe INK-specialist over het INK-model en de aanpak. En de interne projectleider bespreekt het ontworpen INK-traject en de activiteiten planning. Men spreekt over doelgroepen en gekozen maatstaven.
Men oefent met het invullen van de INK-Positiebepaling in de Handleiding en/of in de software. En men bespreekt belangrijke leerpunten en valkuilen. Daarna maakt men afspraken over het invullen (alleen of in 2- of 3-tallen), de volgorde van invullen, wanneer vragen in het Management Team kunnen worden besproken (met de interne projectleider). Daarna volgt de agenda-planning.

4. Analyse. Als gekozen is voor een aanpak waarbij vooraf de meningen en voorstellen worden verzameld, dan gaan de deelnemrs hierna de Positiebepaling invullen. Vervolgens zal de INK-specialist het materiaal analyseren en in samenspraak met projectleider en directeur een bondig inhoudelijk analyse-document schrijven voor de Consensus-meeting. Met aandacht voor de organisatie-karakteristiek, de sterke en de zwakke punten en een lijst met overige bemerkingen. Mogelijk wordt het agenda-voorstel aangepast.

5. Consensus-meeting. Deze intensieve meningsvormende bijeenkomst van het INK-project team duurt 2 tot 5 dagdelen. Als vooraf de meningen van de deelnemers zijn verwerkt in een inhoudelijk analyse-document, dan kan de externe specialist bij de bespreking 'inhoud' veel aandacht geven en diepgang bereiken. Kiest men voor een 'stemkastjes-benadering' dan staat op de Consensmeeting 'het proces' centraal, met een open discussie/uitwisseling en creatieve meningsvorming. In zo'n proces is ruimte voor veel verschillende onderwerpen. De Consensus-bijeenkomst zal een groot aantal knelpunten en verbeter-wensen opleveren. Afhankelijk van de wensen van de opdrachtgever wordt in de Consensusmeeting het materiaal uitgewerkt tot (1) een beperkte selectie (op basis van gezamenlijke) prioriteitstelling, of (2) ontwerp-schetsen voor deel-projecten.

6. Rapport. De INK-specialist zal in samenspraak met de interne INK-projectleider het materiaal uit de Consensus-meeting verwerken tot een bondig concept-rapport, om dat te presenteren aan de opdrachtgever. Het rapport zal betrekking hebben op het proces op de Consensus-meeting (beschrijving en interpretatie), een ordening van het materiaal, met interpretatie en aanbevelingen, en een presentatie voor de opdrachtgever.

7. Actieplan*. Op basis van de beslissingen van de opdrachtgever kan de INK-specialist desgewenst bijdragen aan het opstellen van het actieplan. Bijdragen, want de inbreng van de interne projectleider en van de trekkers van de gekozen deelprojecten zal bij dit onderdeel van groter belang zijn.

De bijdrage van WWQS

• Advies aan opdrachtgever over strategie en INK-traject: Afwegen of toepassing van het INK-management-model optimaal uitwerkt voor de organisatie, en zoja: in welke vorm dan.
• Instructie/ondersteuning voor interne projectleider(s): De interne projectleider kan het proces van de Positiebepaling zelf uitvoeren of samen met de INK-specialist van WWQS. Hij/zij laat zich begeleiden of adviseren door een externe specialist.
• Positiebepaling (en verder) ontwerpen, voorbereiden, begeleiden, rapporteren (en actieplan): het project van start tot eind ondersteunen
• Advies over software-gebruik en installatie: eventueel wordt ook levering, installatie etc. verzorgd.

Overwegingen om in zee te gaan met WWQS

Info
Vraag een kosteloos en vrijblijvend gesprek met drs. J.C. Wolffensperger. Bel voor een afspraak naar 036 - 529 53 98.